تسعى المملكة العربية السعُودية جاهدةً للنهوض بالمنظومة التعليمية، فتلجأ إلى جميع الوسائل الحديثة مثل إعداد تقرير غياب الطلاب باستخدام المنصات الإلكترونية، مما يخلق ترابطًا وتلاحمًا بين الآباء والمدارس بالمملكة ويوفر على المدارس الكثير من الوقت والجهد، لقد أصبح إعدَاد تقارير الغياب في المدارس أكثر تنظيمًا ودقةً مع الاعتماد على المنصات وترك الاعتماد على العنصر البشري، لنتعرف فيمَا يلي على أنواع تقارير الغياب، وكيفية إعدادها، وأهميتها بالتفصيل.
تقرير غياب الطلاب
من أهم المشكلات التي تعصف بالمستوى الأكاديمي للمدرسة هو الغياب المتكرر للطلاب، ولذلك اتجهت العديد من المدارس إلى إعداد تقرير غياب الطلاب للمساعدة في حل تلك المشكلة، في البداية كانت تلك التقارير تتم بشكل يدوي على هيئة سجل للغياب، حيث كان المرشد الطلابي يقوم بتدوين جميع البيانات الخاصة بالغياب يوميًا، مما جعل العملية شاقة وغير دقيقة.
ثم اتجهت العديد من المدارس بالمملكة مؤخرًا إلى الاعتماد على المنصات الإلكترونية لإعداد تقارير الغياب للطلاب، وذلك من خلال إنشاء ملف يشمل بيانات كل طالب بما فيها الاسم، الكُود، الفصل، والصف الدراسي، وبالتالي يتم رصد الغياب اليومي للطلاب بسهولة وإدخاله في ملف الصف والفصل الخاص بكل طالب على المنصة، في عملية لا تستغرق سوى بضع دقائق.
قد يهمك ايضًا :
أنواع تقارير غياب الطلاب في المدارس
ما هي أنواع تقارير غياب الطلاب في المدارس؟ هناك 5 أنواع من التقارير التي يهتم بها ويستخدمها المختصون في المدارس ولكلٍ منها وظيفة أو مهمة محددة، وتشمل:
- تقرير الغياب اليومي: يشمل حالة الغياب للطالب في يوم محدد ويتم إرساله إلى الآباء على هيئة رسائل نصية.
- تقرير الغياب الأسبوعي: يتضمن عدد أيام الغياب على مدار الأسبوع بالكامل وتسجيلها في ملف الطالب.
- تقرير الغياب الشهري: يتضمن رصد الغياب على مدار الشهر ويُؤثر بالطبع على درجات الاختبارات الشهرية.
- تقرير غياب الطلاب للفصل الدراسي: يحدد مصير الطالب في درجات أعمال السنة في نهاية الفصل الدراسي.
- تقرير الغياب السنوي: يشمل أيام الغياب على مدار السنة كاملة مما يوضح أداء الطالب الأكاديمي ومدى التزامه طوال العام الدراسي.
تقرير عن الغياب المتكرر
من أكبر التحديات التي يواجهها المرشد الطلابي داخل المؤسسة التعليمية هو الغياب المتكرر للطلاب، حيث يؤثر بشكل مباشر على تحصيل الطلاب وانضباطهم داخل الفصل الدراسي، وفي حالة إعداد تقرير غياب الطلاب يساهم هذا بشكل كبير في إيجاد حل مناسب لهذه المشكلة والعمل على تحسين الحضور، وفيما يلي أهم النقاط التي يتضمنها تقرير غياب الطلاب:
- يتضمن تقرير الغياب الأحصائيات الناتجة عن تسجيل الغياب للطلاب خلال فترة محددة، حيث تضم هذه البيانات عدد أيام الغياب، نسبة الغياب ومستوى الطالب.
- تحليل لأهم أسباب الغياب المتكرر وتوضيح هل هي بسبب مشاكل صحية أم نفسية أم اجتماعية أو تعليمية.
- توضيح التاثير السلبي للغياب المتكرر بالنسبة للطالب.
- توضيح العقوبات التي قد يتعرض لها الطالب في حال استمراره في الغياب بشكل أكثر.
- تقديم التوصيات التي يمكن بدورها تحسين مستوى الحضور والعمل على الحد من الغياب بشكل متكرر، حيث يمكن أن تكون هذه التوصيات دعم نفسي أو اجتماعي، مع التواصل مع أولياء الأمور والقيام بتنفيذ بعض البرامج التحفيزية.
- وفي الختام يتم تلخيص أهم النقاط الأساسية للتقرير وضرورة اتخاذ الإجراءات التي بدورها تحد من انتشار هذه الظاهرة وتحسين البيئة التعليمية.
-وفي هذا السياق فإن منصة زاجل تك توفر التقارير اليومية والأسبوعية حول مستوى الطالب داخل المؤسسة التعليمية ويتم إرسالها إلى أولياء الأمور بشكل فوري وبسرعة دقيقة إما من خلال الرسائل النصية على الهاتف أو عبر تطبيق الواتساب.
كيفية كتابة تقرير عن الغياب
من أهم الخدمات التي تقدمها منصة زاجل تك في تحضير الطلاب هو إعداد وإرسال تقرير غياب الطلاب آليًا وبدقة عالية والتي تتم من خلال التقنيات الحديثة مثل أجهزة البصمة وأجهزة الباركود عبر رسائل الواتساب أو الرسائل النصية على الهاتف المحمول، حيث يمكن كتابته كالتالي:
- في البداية يتم تحديد العنوان الأساسي للتقرير هل هو تقرير اسبوعي أم شهري أم سنوي؟
- اكتب مقدمة مميزة عن الهدف من هذا التقرير.
- يتم إدخال البيانات الخاصة بالغياب بطريقة آلية وإلكترونية، حيث يمكنك البحث عن نوع التقرير سواء كان أسبوعي أو شهري أو سنوي.
- تقوم منصة زاجل تك بنسخ التقارير وتصديرها على شيت إكسل حيث يمكن للمؤسسة التعليمية الحصول على قاعدة بيانات دقيقة وشاملة تضم تقارير الغياب.
- بعد تسجيل المنصة لتقارير الطلاب على السيرفر السحابي يمكنك الحصول على أي معلومة منه بسهولة.
- يتم الاستعانة بتحليل البيانات الخاصة بالطلاب ومعرفة اسباب الغياب.
- وضح تأثيرات الغياب السلبية على أداء الطالب الأكاديمي.
- استعرض الإجراءات التي سيتم اتخاذها للتصدي لحالات الغياب.
- اختتم التقرير ببعض النقاط الأساسية وتقديم الاقتراحات التي قد تحسن من معدل الحضور.
- إضافة بعض الوثائق أو البيانات التي تدعم التقرير.
كيفية إعداد تقرير غياب الطلاب بدقة
تقوم منصة زاجل تك بمهمة إعداد تقرير غياب الطلاب بدقة عالية ومرونة وتتم آليًا، ويشمل ذلك إعداد جميع أنواع التقارير، وفيما يلي سنتعرف على كيفية إعداد تلك التقارير:
- رصد غياب الطلاب بالثانية وبدقة عالية من خلال أجهزة البصمة أو الباركود ثم يتم إرسال تقرير إلى ولي الأمر بغياب الطالب من خلال الرسائل النصية على الجوال بالاشتراك السنوي، أو خدمة الواتساب المجانية.
- أما عن كيفية إعداد التقرير فيتم إدخال بيانات الغياب بشكل آلي ودقيق دون تدخل بشري، فيمكنك البحث عن نوع التقرير المطلوب سواء الأسبوعي، أو الشهري، أو السنوي الخاص بأي صف والوصول إليه بسهولة.
- تقوم منصة زاجل تك بنسخ التقارير على المنصة وتصديرها على إكسيل شيت، فتُمَكِن المدرسة من الحصول على قاعدة بيانات كاملة ودقيقة تشمل تقارير غياب الطلاب طوال شهور الدراسة.
- تقوم المنصة بتسجيل تقارير الطلاب على السيرفر السحابي، مما يساعد على سرعة تداول أي معلومة دون التعرض لأعطال أو مشكلة تضر ببيانات الطلاب.
- إمكانية طباعة تقارير الغياب للطلاب في قالب الوزارة الخاص بالمدارس داخل المملكة العربية السعودية وتقديمه إلى الجهات المعنية أو لولي الأمر.
- إعداد تقرير الغياب المتكرر من خلال تحليل بيانات الطلاب وتحديد حالات الغياب المتكررة في جميع المراحل، ثم تحويلها إلى الموظف المختص لبدء إرسال تنبيهات وإنذارات لولي الأمر.
- عند الانضمام إلى منصة زاجل تك يمكن للمرشد الطلابي في المدرسة رصد الغياب على منصة نور التابعة للوزارة بضغطة زر واحدة، وذلك بمساعدة أداة رصد الغياب بمنصة زاجل وربط البيانات بين المنصتين.
- المنصة توفر الحماية الكاملة وخصوصية المعلومات الخاصة بالطلاب، فلا يمكن الدخول على التقارير وتداولها إلا عن طريق الموظفين المعنيين من خِلال كتابَة اسم المُستخدم وكلمة المرور الخاصة به.
أهمية تقرير غياب الطلاب في العملية التعليمية
اقتحمت المنصات الإلكترونية المنظومة التعليمية بشكل غير مسبوق مما ساعد على تنظيمها، وإدارتها بشكل أفضل، وتحسين مستواها، وهذا ما نراه جليًا حينما نتعرف على أهمية تقرير غياب الطلاب في العملية التعليمية:
- تحقيق الدِقة: وذلك ما نراه بدايةً من رصد الغياب بالثانية على أجهزة البصمة، ووصولًا إلى التسجيل وإدخال البيانات وإعداد تقرير الغياب، بالإضافة إلى تحديثها بشكل دوري مما يضمن دِقة المعلومات.
- توفير الوقت والجهد: وفرت منصة زاجل تك الكثير من الوقت والجهد على الإداريين بالمدارس خاصةً المدارس ذات الكثافة الطلابية العالية، فكانت العملية تستغرق ساعات طويلة لتسجيل حالات الغياب اليومية، وفي النهاية تفتقر إلى الدقة وتحتاج إلى عدد كبير من الإداريين والموظفين.
- سهولة التواصل مع ولي الأمر: يساعد التقرير ولي الأمر على متابعة الطالب يوميًا دون الحاجة إلى الذهاب إلى المدرسة والسؤال عن أداء الطالب، مما يجعله جزءًا أساسيًا من المنظومة التعليمية دون عناء.
- الوصول إلى البيانات بسهولة: لا يحتاج موظف شؤون الطلاب أو الإداري إلى إهدار الكثير من الوقت لمعرفة بيانات أحد الطلاب، بل يمكنه الوصول سريعًا إلى تقارير الغياب من خلال المنصة الإلكترونية من أي مكان.
- توفير المال: من المعروف أن إعداد تقارير الغياب يدويًا يعتمد على الملفات الورقية، فتُنفق المدارس الأموال الطائلة لتوفيرها، أما المنصات الإلكترونية فلا تعتمد على تلك الملفات مما يوفر الكثير من المال.
- تحسين الأداء الأكاديمي: من خلال ضبط عملية الغياب وتحري الدقة، ومع إعلام ولي الأمر بالتفاصيل التي تتعلق بأداء أبنائه بالمدرسة، سيُزيد ذلك من التزام الطلاب، ويحسن من الأداء العام للمدرسة، وينهض بمستواها.
عدد ايام الغياب المسموح بها للطالب في الترم
تسمح معظم المدارس السعودية للطالب بالغياب لعدد معين خلال الفصل الدراسي بحيث لا يُشكل هذا الغياب مشكلة في سجل الغياب الخاص بهم، وقد وضعت وزارة التربية والتعليم قرارات بشأن الغياب دون عذر داخل المدارس السعودية بحيث أنها كالتالي:
- في حال غياب الطالب لمدة ثلاث أيام يتم إنذار الطالب، وإن تكرر لتصبح خمس أيام يتم إنذاره مرة أخرى.
- وفي حال زيادة عدد أيام الغياب لعشرة أيام يتم تحويل الطالب للمرشد الطلابي القائم على أعمال رصد الغياب واستدعاء ولي الأمر لكتاب تعهد بعدم الغياب.
- وفي حال زادت نسبة الغياب لأكثر من 15 يوم يُحول ملف الطالب إلى الرعاية الطلابية.
- أما إن زادت أيام الغياب في تقرير غياب الطلاب إلى 25 يوم فسيتم تحويله لنظام الانتساب بدل من النظام المنتظم في التعليم.
الأسئلة الشائعة
تعرف على أهم الأسئلة التي ترد إلينا فيمَا يتعلق بكيفية إعداد تقرير غياب الطلاب وأدق التفاصيل التي تشغل بال الآباء مع الإجابة عنها بالتفصيل:
كم غياب مسموح في الترم؟
عدد أيام الغياب المسموح في الترم يجب ألا يتعدى 20 يومًا بعذر أو بدون، ويزيد عدد أيام الغياب المسموح بها لمرحلة الثانوية بالمقارنة مع المراحل الأخرى.
ما هي الاعذار المقبوله للغياب؟
من الأعذار المقبوله للغياب في المدارس داخل المملكة هو مرض الطالب مع تقديم شهادة مرضية من المستشفى الحكومي، أو مرافقة الطالب لمريض من الدرجة الأولى، أو حالات الوفاة من الأقارب حتى الدرجة الرابعة.
كم عدد ايام الغياب المسموح بها للطالب؟
عدد أيام الغياب المسموح بها للطالب هي 10% من مدة العام الدراسي وفي حالة تجاوز المدة قد يُحَول الطالب إلى مدرسة أخرى أو يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة.
متى يفصل الطالب من المدرسة بسبب الغياب؟
هناك عدة حالات للغياب قد تتسبب في فصل الطالب من المدرسة مثل الغياب لمدة 15 يوم متصلة دون عذر، وفي حالة تعدي الطالب نسبة الغياب السنوية وهي 30 يومًا منفصلة.
أصبحت منصة زاجل تك الاختيار الأمثل لإعداد تقرير غياب الطلاب بسرعة ودقة عالية، وأصبح الانضمام إليها من الضروريات في ظل تكنولوجيا المعلومات التي نعيشها الآن، فإذا أردت النهوض بمؤسستك التعليمية فسارع بالانضمام إلى منصة زاجل تك حتى تحصل على مميزات عدة.
كيف أكتب تقرير عن الغياب؟
عليك في البداية تحديد عنوان التقرير ثم توضيح الهدف منه مع تحديد الفترة الزمنية الخاصة بهذا التقرير، ثم عرض البيانات الخاصة بالحضور والغياب ثم تحليل الأسباب وذكر التأثيرات السلبية للغياب ثم تقديم التوصيات.
كيفية عمل تقرير غياب؟
تقوم منصة زاجل تك بإعداد تقرير غياب الطلاب من خلال تحليل البيانات لهم مع إيجاد حالات الغياب المتكرر وإرسالها للموظف المختص لإرسال التنبيهات وإنذار ولي الأمر والطلاب.
